プロジェクトが始まって最初に行うことは、施設構成や規模、ホテルグレードに合わせてFF&Eおよび OS&Eの大まかな予算を算出することです。大きな枠組みを決め、「このホテルには、何がいくつ必要なのか」といった整理を行い、プロジェクトを具体化します。

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クロスリンクでは、施設構成と目指すべきグレードがわかれば、過去の実績データ等を元に概算をはじき出すことができます。スピーディーでフレキシブルな対応で、プロジェクトの初期段階における重要な土台をつくります。また、デザインの進捗に合わせた予算の見直しも徹底的にお付き合いします。

フェーズ1で合意した内容をベースに、より確度の高い内容にアップデートしていくために、本番と同じように実寸で作るモックアップルームを1年程度かけて1～2部屋製作します。事業者、運営企業、デザイナー、施工業者はもちろん、エンドユーザーとなる宿泊客の立場からも使い勝手を検証できる貴重な機会です。

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デザイナーが指定したスペックを元にしたFF&Eの見積もり作成や代案提案と、クロスリンク独自の視点によるOS&Eの提案を同時に行います。FF&EやOS&Eに対する各ステークホルダーのコメントは数百項目に及び、ときに相反する要望になることも。私たちは全ての間に立つ者として、予算とクオリティーのバランス、そして何よりプロジェクト全体の最適化を目指して、着地点を見いだします。

このフェーズでは、前フェーズのモックアップルームで合意した具体的なアイテムごとの仕様に沿って、
FF&Eの各アイテムの見積もり作成を各サプライヤーに依頼します。仕様を決定し発注に至るまで、緻密なスケジューリングのもと進めていきます。

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サプライヤーによる見積もりが予算をオーバーしてしまうことも少なくありません。そのため、必要に応じてVE（バリューエンジニアリング）の提案を行います。逆に、プロジェクトの価値を担保するためにどうしても実現すべきことがあれば、その価値を伝え予算の調整を行うこともあります。

VE（バリューエンジニアリング）とは
製品やサービスの価値を「コスト」や「機能」の面から見直し、両方を改善することによって価値を高めていく手法、および組織的な努力のこと。

フェーズ1から3まで積み重ねてきたことが形となって現れる、FF&Eの実製作フェーズです。FF&Eはほぼ全てがオーダーメイドとなるため、1アイテムずつ図面を起こすところから始めます。数百に及ぶアイテムの図面やサンプルを、事業者、運営企業、デザイナーがそれぞれの立場で確認し、調整します。

施設構成を元に膨大なOS&E備品のリストを作成し、ホテル側の支配人や各セクションの責任者が着任するタイミングで、OS&Eの調達を本格的に開始します。アイテムごとに納期が異なるため、物決めの順番を意識しながら、運営側への働きかけや見積もりの取得・発注・納品までの工程管理、および予算管理を行います。

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PAは各ステークホルダーの間に立ち、実現したいデザインは崩れていないか、コスト分の価値があるか、メンテナンスはしづらくないかなどの視点で検証を重ねます。サプライヤーと調整した内容、変更箇所などについては、そのやりとりのプロセスも含めてしっかりと記録に残します。

前フェーズで製作したFF&Eについて、どの順番でどんな方法で現場に納品していくのか、搬入計画書を製作し、各施工業者に対して出荷のタイミングの管理と指示を行います。不足品がないか、傷が付いていないか、壊れていないか、デザインや図面通りになっているかなど、各アイテムの綿密な検査を行うのもこのフェーズのポイントです。OS&Eの提案も最終段階となり、さまざまな工事から抜け・漏れを確認して拾い上げ、膨大なアイテムの発注と管理を行います。

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建築工事との調整が必要なFF&Eアイテムも多いため、現場で初めて発覚するエラーも少なくありません。必要があれば、前フェーズまでのやりとりをエビデンスとして示し、交渉を重ねて修正していきます。OS&Eについても、施設の運営企業が意図する運営ができるようにサポートをしながら、空間作りの総仕上げを行います。

ホテル開業後は、クロスリンクが担当したFF&EとOS&Eを網羅するマスターリストを作成して引き渡しを行います。マスターリストは、どこに何をいくつ発注したのか、リピート発注するときや壊れたときにはどこに連絡すればいいのかといった、運営をスムーズに行うためのフォローの役割を果たします。ホテル開業の3ヶ月後を目安に、マスターリストの納品を行い、PA業務は完了となります。